Los Redmond están implementando una nueva función en Microsoft Teams que permitirá a los administradores de sistemas personalizar los avisos de grabación y transcripción, para adaptándolos a las necesidades legales y a la privacidad de cada organización. Con la llegada de esta novedad, las empresas podrán mostrar mensajes propios antes de iniciar una grabación o transcripción en reuniones, fortaleciendo así el cumplimiento de la nueva normativa
Dicha actualización, que comenzó a desplegarse a principios de mes, estará disponible de forma global a finales del mes. Cuando esté activa, los participantes de las reuniones verán las notificaciones personalizadas cada vez que se activen los servicios de grabación o transcripción, con el objetivo de ofrecer una experiencia más clara y transparente.
Los Admin podrán adaptar los avisos de grabación en Microsoft Teams
Tal y como lo ha informado Microsoft, los administradores de TI podrán definir texto personalizado e incluir enlaces de privacidad específicos a través del Centro de Administración de Teams, utilizando un archivo CSV con el formato correspondiente.
Cabe destacar que las cadenas personalizadas tienen un límite de 200 caracteres por idioma y pueden aplicarse tanto a los banners de notificación como también en los cuadros de consentimiento explícito.
Esta nueva capacidad ofrece a las organizaciones un mayor control sobre cómo se comunican las políticas de privacidad y cumplimiento durante las reuniones, explicó Microsoft en el anuncio oficial.
Por otra parte, estas notificaciones personalizadas se podrán configurar en las políticas de reuniones, permitiendo asignar mensajes diferentes según el grupo de usuarios, región o tipo de reunión. Si un idioma o escenario no cuenta con un texto personalizado, Microsoft Teams usará el mensaje predeterminado de Microsoft de forma automática.
Llegan mayores controles para cumplir las regulaciones de privacidad
Este nuevo cambio es especialmente importante para todas aquellas organizaciones que operan en los sectores altamente regulados, como finanzas, salud o administración pública, en donde las leyes exigen un lenguaje específico para el consentimiento de las grabaciones.
Gracias a esta función, las empresas ahora podrán garantizar una comunicación de forma más profesional y coherente, tanto con empleados como también con clientes y socios externos.
También la posibilidad de incluir un enlace de privacidad es otro punto clave e importante, ya que permitirá a los participantes de las reuniones poder consultar cómo se procesarán sus datos antes de aceptar la grabación. Esto mejora la transparencia y refuerza la confianza en el uso de Microsoft Teams como una herramienta corporativa segura.
La compañía ha indicado que la implementación para escritorio y Mac terminará este mes, mientras que la compatibilidad con clientes móviles y Teams Calling llegará en muy pronto. Por ello, los administradores de TI deberán revisar sus políticas de reuniones para identificar los escenarios donde convenga aplicar los mensajes personalizados de grabación y transcripción.